无论是花店老板还是员工，面对大量繁杂事物时，不妨按“重要度和紧急度”给它们分类。明确每件事的重要度和紧急度之后，你就知道应该先做哪些了。 

    1．先做“最重要最紧急”的事。 

    这其中包括那些有截止日期的事、急迫或有危机的事。 

    2．再做“重要但不紧急”的事。 

    如制订计划、建立客户关系、防患于未然、休闲等等。有些很重要的事我们一直想做，但往往因为不紧急，会被我们一拖再拖，如开办花店的网站、开分店、培训员工、孝敬父母等。对于重要但不紧急的事，可以为它确定一个必须完成的最后期限，并将之公开宣布，让大家监督，给自己一点压力。有了这个最后期限，一些重要的事会提上你的日程，不会再变得遥遥无期。 

    3．三做“紧急但不重要”的事。 

    某些电话、信件、会议、活动等可能较为紧急，但对你来说，它们是必要却不重要的事。 

    4．最后做“不重要不紧急”的事。 

    如一些零碎的工作，浪费时间的事情，令人愉悦的活动等。 

    在区分什么是“最重要最紧急”的事时，应以你的职责来界定。我们曾列出“配送鲜花”、“接待广告公司来访”、“给花换水”等1 0余件事情，请接受培训的花艺学校学员按重要度和紧急度进行排序。结果显示，花店老板、员工所处的位置不同，目标不一致，其“最重要最紧急”的事情也不尽不同。对一位花店业务员来说，最重要最紧急的事可能是“去医院看病”、“拜访新客户”、“问候老客户”；但对老板来说，可能就是“进货”、“组织员工培训”或是“建立花店自己的网站”。 

    判断事情是否重要或紧急，可以参考以下两个公式： 

    重要的事＝影响深远的事 

    紧急的事＝需立即处理的事 

    有人会问：“紧急的事不重要吗？为什么先做‘重要但不紧急’ 的事而不是先做‘紧急但不重要’的事？”答案是：如果你是一位花店老板，你的店里有许多事要你亲自、马上处理，你就成了救火队员，一天到晚忙不停，想办对你来说最重要最紧急的事也会抽不出身。 

    出现这种情况，归根结底是因为这个花店没有建立起健全的制度，所有的职责都成了老板的职责。面对这种情况，花店老板当前最重要最紧急的事情里应该有一项是建立花店制度。这并不是说，店里有紧急的事发生，老板不用去管，而是说老板应在解决完紧急事件后反省一下：怎么才能将其彻底解决，使之不再成为需要老板去“救火”的紧急事件。 

    管理员工时，让每个员工上班时都填写一份时间表，把他要做的事按重要度和紧急度排序，并将这个时间表贴在他的桌子旁。对照时间表，身为老板的你可以随时看到员工正在做的事是“最重要最紧急 ”的事还是“不重要不紧急”的事。如果花店每个员工都能在上班时间做最重要最紧急的事，那么员工效率会因此而大大提高。